Roosters: Basisroosters en perioderoosters

Dit artikel behandelt de volgende onderwerpen:

Basisroosters

Als uw medewerkers diensten werken die voor 50% of meer structureel zijn is een basisrooster een goede keuze. Basisroosters kunt u aanmaken op de manier die het best bij uw organisatie past. Werken er bijvoorbeeld meerdere personen van maandag t/m vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur? Dan is het verstandig om hiervoor een basisrooster aan te maken. Werken de meeste personen variërende diensten ten opzichte van elkaar? Dan kunt u bijvoorbeeld basisroosters per persoon, ploeg of afdeling aanmaken. Denk er dus eerst goed over na hoe u graag de roosters wilt inrichten voordat u aan de slag gaat.

In dit voorbeeld gaan we een basisrooster maken waar de medewerkers van maandag t/m vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur werken met eens per 2 weken een woensdag middag vrij. Deze vrije woensdagmiddag wordt afgewisseld door de medewerkers zodat één week enkele personen woensdagmiddag vrij zijn en de andere week de andere personen woensdagmiddag vrij zijn

Stap 1: Basisrooster aanmaken

.Ga naar de pagina Roosters en klik op Nieuw, er wordt nu een popup geopend.

• Bij Naam vult u de naam in die duidelijk maakt voor wie dit rooster is, bijvoorbeeld de diensttijd, de naam van een persoon, de naam van een afdeling etc.
• Bij Versie kunt u bij een nieuw rooster "1" invullen. Dit geeft aan dat het de eerste versie van het rooster is. Als u later een kopie gaat maken van het rooster, wordt de kopie versie 2.
• Bij de startdatum vult u de datum in vanaf wanneer het rooster in moet gaan.
• Bij Onderdeel vult u in op welk onderdeel* de diensten ingepland moeten worden.
• Met de optie "Op onderdeel plannen" kunt u aangeven of de diensten ingepland moeten worden op het ingevulde onderdeel.
• Met de optie "Lege diensten plannen" kunt u aangeven of het rooster lege diensten* moet aanmaken.
• Bij Roteren kunt u kiezen voor twee opties "rooster" en "op regel", dit is van toepassing als u een rooster gaan maken met meerdere regels. Het verschil is:
  • Bij roteren op rooster doorloopt een persoon alle regels van het rooster en start hij bij de regel die aan hem/haar toegewezen is.
  • Bij roteren op regel doorloopt een persoon enkel de regel die aan hem/haar toegewezen is.

Stap 2: Regels toevoegen

U heeft nu een rooster aangemaakt. Als het rooster geselecteerd is ziet u onderin twee tabbladen, regels en personen. Als eerste gaan we kijken naar het tabblad regels. Hier kunt u regels aanmaken die u kunt zien als een week in de planning. Bij een nieuw rooster wordt er standaard alvast een lege regel aangemaakt. Door op de plusjes (+) op de regel te klikken kunt u diensten toevoegen. Met de knop nieuw kunt u nog een regel aanmaken.

In dit voorbeeld gaan we een basisrooster maken waar de medewerkers van maandag t/m vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur werken met eens per 2 weken een woensdag middag vrij. Dit ziet er dan als volgt uit:

Stap 3: Personen toevoegen

Nu we de regels hebben gemaakt, kunnen we personen gaan toevoegen aan het rooster. Klik binnen het tabblad Personen op Nieuw om personen toe te voegen. Omdat we in ons voorbeeld rooster graag de medewerkers de vrije woensdag willen laten afwisselen, kiezen we voor een deel van de personen voor regel 1 en voor de anderen voor regel 2. Hierdoor start de ene groep met de week zonder vrije woensdagmiddag en de andere groep start met de week met vrij op woensdagmiddag.

Stap 4: Goedkeuren

Het rooster is nu klaar, de regels met diensten zijn aangemaakt en de personen zijn toegevoegd. Het laatste dat nu moet gebeuren is het rooster goedkeuren, dit kan met de knop status. Zodra u het rooster goedkeurt worden de diensten daadwerkelijk toegevoegd aan de planning. Wilt u later weer aanpassingen maken aan het rooster, dan is het noodzakelijk dat u eerst de status weer op "Geen" zet.

Perioderooster

Het perioderooster is een eenvoudige manier om wijzigingen aan uw planning te maken. Zo kun u bijvoorbeeld diensten slepen, verwijderen, kopiëren en plakken. 

Stap 1: Perioderooster openen

Om het perioderooster te openen, gaat u naar de pagina Vandaag, selecteert u het maand overzicht en klik dan op de knop "Rooster bewerken". Er verschijnt dan een nieuw venter met het perioderooster.

Stap 2: Diensten toevoegen / wijzigen

In het perioderooster kunt u onder andere de volgende bewerkingen doen:

• Dubbelklik in een cel om een nieuwe dienst aan te maken of een bestaande dienst aan te passen.
• Klik op een cel en sleep het zwarte blokje om de dienst te kopiëren naar andere cellen.
• Klik op het kruisje in een cel om te dienst te annuleren.
• Rechtsklik op een cel om een dienst te kopiëren en op een andere plek te plakken.

Stap 3: Synchroniseren

Als u klaar bent met uw wijzigingen, klik dan op synchroniseren. Er verschijnt een popup waarin u eventueel de data kunt aanpassen of een specifieke persoon kunt selecteren. Klik op synchroniseer om de gemaakte wijzigingen in het perioderooster daadwerkelijk door te voeren naar de planning.

* Zie de pagina Terminologie voor uitleg over dit begrip.