Actualisatie en verloning (fase 3)

Actualiseren van de planning

Het actualiseren van de planning betekent in Personeel dat de planning achteraf wordt aangepast aan hoe deze uiteindelijk is uitgevoerd in werkelijkheid. Wat we daarvoor moeten doen is de planning met terugwerkende kracht, dus in het verleden aanpassen op dezelfde manier zoals we dat ook vooruit plannen door mutaties in te voeren. Dat gebeurt in principe in dezelfde agenda, met het verschil dat de wijzigingen achteraf gebeuren en deze alleen op het planniveau actueel zichtbaar zijn. Standaard wordt de planning altijd al doorgezet op actueel, dus als er geen wijzigingen zijn en het werk is uitgevoerd volgens planning, hoeft er niets gewijzigd te worden en zal de planning de basis vormen voor de verloning en rapportages. Bij goed en zorgvuldig vooruit plannen, is het actualiseren dus een fluitje van een cent. Zeker als er gekozen wordt om af te zien van tijdregistratie.

Tijdregistratie via de applicatie of Mobiel

Soms is het verstandig of noodzakelijk dat er tijdregistratie plaats vindt. Met tijdregistratie geeft een persoon aan wanneer hij aanwezig is en met werken kan beginnen en wanneer hij klaar is en naar huis gaat en dus moet in- en uitklokken. Ook kunnen eventueel pauzes worden geregistreerd op deze wijze. De bedoeling is dat elke geplande dienst wordt in- en uitgeklokt, anders wordt er niets geschreven op actueel en worden de gewerkte uren niet verwerkt. Dit kan overigens altijd achteraf nog worden ingevoerd bij controle van de tijdregistratie. Tevens geeft tijdregistratie een real-time overzicht wie er op enig moment is ingeklokt en aan het werk is.

Tijdregistratie kan handmatig op 2 manieren worden ingevoerd in Personeel:

1. Personeel tijdregistratie:
   Als u inlogt via een standaard browser en u kiest de "datum van vandaag" in de datum navigatie of u klikt op "Vandaag" in het linker menu, komt u in het overzicht tijdregistratie. Dit is wel een optie die samenhangt met bepaalde instellingen. Mogelijk toont vandaag de planning en moet het "Tijdregistratie overzicht" eerst geselecteerd worden. Dit kan via de dropdown in het hoofdmenu van de agenda, die standaard op "Planning" staat bij data in de toekomst of op "Actueel" bij data in het verleden. Wilt u wel direct in tijdregistratie komen op vandaag, vraag dit aan via onze helpdesk.
   In het tijdregistratie overzicht ziet u alle te werken diensten in het grijs. Verder ziet u een rode verticale lijn, die de huidige tijd aangeeft. Iedereen die ingeklokt is zal zichtbaar zijn op zijn ingeplande (grijze) dienst vanaf het moment van inklokken tot de huidige tijd. Pas als er uitgeklokt wordt, zal de werkelijk gewerkte dienst zichtbaar worden en kan de planning juist geactualiseerd worden. Daar is altijd een in- en uitklok tijd voor nodig die op elkaar aansluiten. 
   Het invoeren van tijdregistratie kan door in het hoofdmenu van de agenda boven het tijdregistratie overzicht, te kiezen voor "Nieuwe tijdregistratie" of door te kiezen voor de opties "Klok in" en "Klok uit". De laatste twee functies zullen de tijd registreren wanneer u op de knoppen drukt. Die zijn dus alleen te gebruiken als u dit direct doet als u begint met werken en ook direct doet als u weg gaat. Anders kiest u voor de optie "Nieuwe tijdregistratie" om de juiste tijden direct in te vullen.
   
   
2. Mobiele tijdregistratie:
   Als u inlogt via de browser op een mobiele telefoon, krijgt u de Personeel versie die is geoptimaliseerd voor een klein scherm. Met name bedoeld voor de individuele werknemer, die via z'n mobiele telefoon z'n planning wil inzien en tijd wil registeren. Via het menu kiest u "Vandaag". U ziet dan de geplande dienst(en) van die dag. Onder dit overzicht kan de optie "Inklokken" en dan vervolgens "Uitklokken" gekozen worden. Er zal gevraagd worden of de locatie bepaald mag worden en als de gebruiker dit toestaat wordt de geregistreerde tijd getoond en slaan we op de achtergrond de locatie op waar geklokt is. Vervolgens kan de tijd handmatig aangepast worden, maar dat wordt wel geregistreerd. Dus de oorspronkelijke kloktijd en de locatie blijven altijd beschikbaar ter controle.
   
   

Bestaat de behoefte om elke aanwezigheid te controleren en bijvoorbeeld te actualiseren op uitsluitend werkelijk gewerkte tijden, is een biometrische tijdregistratie module op locatie de oplossing. Deze werkt met een vingerafdruk, waardoor fraude of manipulatie onmogelijk is en altijd de werkelijke start en eindtijd van de aanwezigheid wordt geregistreerd.

Een dergelijk optie is niet standaard en indien er interesse bestaat in de aanschaf van een dergelijk systeem en de daarbij behorende diensten, kan contact opgenomen worden met de helpdesk. Een medewerker kan u dan verder helpen of u in contact brengen met één van onze specialisten. De ervaring leert, dat bij een reeds ingeregelde versie van Personeel, we de tijdregistratie binnen twee weken operationeel kunnen hebben. Dat betekend dat het apparaat bij u op locatie wordt opgehangen en ingeregeld, de koppeling met uw Personeel versie wordt gemaakt en de gegevens van de medewerkers worden geïmporteerd op de module. Het enige dat u daarna nog hoeft te doen, is de vingerafdruk per medewerker in te regelen, waarna ze vanaf dat moment direct kunnen beginnen met de registratie. De registraties zijn met een vertraging van maximaal 5 minuten zichtbaar in Personeel.

Afhandeling tijdregistratie

Bij de afhandeling van de tijdregistratie zijn een aantal aandachtspunten van belang, ongeacht of de werktijden nu door een afdelingsverantwoordelijke of medewerker wordt ingevoerd of geregistreerd via een module.

1. Wat te doen als er niet is geklokt? Hoe gaat u om met de ingeplande uren en de uren die mogelijk wel zijn gewerkt maar niet geregistreerd. Standaard zullen we bij het inregelen van tijdregistratie ervan uit gaan, dat als iemand niet heeft geklokt, terwijl dit wel is afgesproken, zijn geplande uren niet worden verwerkt en er een (tijdelijke) afwezigheid wordt geschreven op actueel van het type "Geen tijdregistratie". Daarmee wordt het duidelijk zichtbaar op planniveau "Actueel" dat de persoon niet of niet volledig heeft geklokt en er dus in het verloningsproces niet zomaar uren betaald worden zonder registratie. Dit zijn overigens aan te passen instellingen.
   
   
2. Afronding van de geklokte tijd: De tijden die via tijdregistratie worden vastgelegd zijn tot op de seconde nauwkeurig en worden in Personeel op de minuut afgerond. Dit kan in de salaris verwerking leiden tot urenresultaten achter de komma, die niet altijd even makkelijk te controleren zijn. Indien gewenst kunnen de tijden in algemene zin afgerond worden op bijvoorbeeld 5 minuten of een kwartier. Vooral de laatste zal het narekenen van uren sterk vereenvoudigen.
   
   
3. Afronding op basis van geplande tijd: Buiten de algemene afronding zoals bij 2) beschreven, is het ook mogelijk de afronding te doen op basis van de geplande dienst. Zo hebben we aparte regels voor te vroeg of te laat in- en uitklokken. Voor alle 4 situaties kunnen we precies inregelen wat er moet gebeuren in de afronding en actualisatie. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat alles wat te vroeg is ingeklokt "Op tijd" is en wordt afgerond naar de start van de geplande dienst, maar dat bijvoorbeeld meer dan 5 minuten te laat inklokken wel gewoon gerekend wordt en dus ook consequenties kan hebben voor gewerkte uren of compensatie-uren. Standaard staan er geen afrondingen ingesteld, maar via onze helpdesk kunt u altijd vragen om de juiste instellingen.
   
   
4. Verschiluren verwerken: Hoewel er met tijdregistratie en de juiste afrondingen vrijwel geen actualisatie meer hoeft te gebeuren, zullen er toch (incidenteel) verschillen ontstaan tussen de planning en de geregistreerde en afgeronde tijd op actueel. Standaard boeken we die verschillen automatisch weg en wordt in de verloning gecontroleerd hoeveel men had moeten werken en hoeveel er is gewerkt in de verloningsperiode. Mocht u toch de verschillen zelf dagelijks willen verantwoorden, kan dat ook. Vraag naar de mogelijkheden via onze helpdesk, die regelen dat voor u in.
   
   

Salaris rapport

Uiteindelijk hebben we alle geplande gegevens achteraf gecontroleerd, is alle data geactualiseerd en kunnen we deze gebruiken voor verloning. Personeel heeft een standaard voorbeeld rapport, waarin een aantal looncomponenten als voorbeeld kunnen worden gerapporteerd. Achter dit rapport zit een geavanceerd reken systeem, die het mogelijk maakt vrijwel elke regeling in te regelen en af te stemmen op uw situatie. Dit is altijd maatwerk. Neem daarvoor contact op met de helpdesk, indien u de behoefte heeft aan een salaris rapport op maat!

De basis voor de verloning is het "Salaris rapport". Via "Gegevens" > "Rapporten" in het linker menu, komen we bij het rapporten overzicht. Als u het "Salaris rapport" rapport selecteert, kunt u onder deze lijst in het detailscherm de resultaten van de geactualiseerde periode opvragen.

Kies "Nieuw" in het detailmenu en kies in de rapport selectie het "Onderdeel" waarover gerapporteerd moet worden en de rapportage periode ("Startdatum" en "Einddatum"). Bij "CAO" kiezen we de juiste salaris regeling, die moet worden gehanteerd. Personeel kan meerdere salaris regelingen (CAO's) ondersteunen.

Vervolgens kunt u nog een aantal presentatie opties kiezen:

1. Onderdeel groeperen: Als deze optie wordt aangevinkt, zullen de gegevens per bedrijfsonderdeel opgeteld worden. Aangezien we met name geïnteresseerd zijn bij salaris verwerking in de uren per persoon, staat deze optie standaard aan, omdat voor salaris verwerking de opsplitsing per bedrijfsonderdeel zelden nodig is.
2. Personen groeperen: Voor management rapportage kan het handig zijn om de gegevens wel per onderdeel te zien (optie: Onderdeel groeperen > uit) en de optie Personen groeperen aan. Door deze optie te kiezen worden de totalen niet meer per persoon getoond, maar per loon component per onderdeel. Dat geeft de mogelijkheid om bijvoorbeeld alle onregelmatige uren per periode voor een bepaalde afdeling te berekenen. Deze optie wordt zeer incidenteel gebruikt en is voor verloning nooit geselecteerd.
3. Datum groeperen: Als deze optie wordt aangevinkt, zullen de gegevens per persoon opgeteld worden en het totaal resultaat per salaris component over de gekozen periode worden getoond. Dit is vaak het totaal overzicht wat zeer geschikt is voor de salaris verwerking. Voor controle van de registraties per dag, kan deze optie worden uitgevinkt en worden alle details in het rapport per persoon per dag getoond. Dat is vaak voor controle erg handig.
4. Totalen: Met deze optie kunt u aangeven welke (sub) totalen je wilt zien in het rapport. Standaard kiest u "Geen totalen... of "Sub totalen per persoon" als u de optie "Datum groeperen" hebt uitgevinkt. In dat laatste geval is het toch vaak handig om niet alleen de details van de persoon te zien per dag, maar toch ook het totaal resultaat over de periode.
   

Als alle rapport opties zijn ingesteld en u slaat deze op, zal na enige rekentijd het resultaat in het detailscherm worden getoond.

Exporteren naar verloning

Om de gegevens te verwerken zijn er nu 3 mogelijkheden, waarbij optie 1 verder geen maatwerk behoeft, maar voor optie 2 en 3 vrijwel altijd maatwerk nodig is:

1. De gegevens worden per loonperiode uitgeprint en handmatig verwerkt in de loonadministratie.
   
   
2. De gegevens worden geëxporteerd naar Excel of aangepast CSV bestand (maatwerk) zodat deze kunnen worden ingelezen in het loonpakket. Daarvoor is het vaak wel nodig dat bepaalde loonkenmerken, zoals een salarisnummer wordt vastgelegd bij de persoon en in het rapport wordt meegegeven bij de rapport opties.
   
   
3. Geëxporteerd via geïntegreerde loonkoppelingen naar bijv. Nmbrs of Loket. Deze optie is verreweg het makkelijkst voor de maandelijkse verwerking, maar vergt wel het meeste maatwerk.

Neem voor optie 2) en 3) contact op met de helpdesk, zodat zij u met de juiste specialist in contact kunnen brengen om dit voor u in te regelen.