Inrichting planning (fase 2)

Basisbezetting invoeren met taken

Hoewel deze stap optioneel is, geven we deze hier toch aan bij de inrichting van de basisplanning, omdat het de mogelijkheid biedt om snel de basisbehoefte te controleren tijdens het plannen en daardoor zeer handig is. Via de functie "Taken" in het linker menu onder de sectie "Planning" kunt u met taak definities de basisbezetting per dag aangeven voor specifieke onderdelen waarop gepland gaat worden. Bijvoorbeeld op afdeling A heb ik van maandag tot vrijdag 4 personen nodig van 09:00 - 17:00 voor periode x. Via "Nieuw" in het hoofdmenu boven de takenlijst kunnen we een nieuwe taakdefinitie aanmaken. De volgende stappen moeten doorlopen worden om ook de taken in de planning te zien:

1. Definieer de taak via "Nieuw" in het menu. Geef de taak een herkenbare naam, bijvoorbeeld "Basisbezetting Afdeling A", koppel de taak aan afdeling A bij "Onderdeel", selecteer een "Functie" en voer de periode in dat de taak geldig is bij "Startdatum" en "Einddatum". Sla de taak op via "Opslaan en taakblok toevoegen".
   
   
2. Voeg taakblokken toe in de nieuwe pop-up "Taak details" welke na opslaan van de taak verschijnt. Vul eerst de tijden in (in het voorbeeld 09:00 - 17:00), het aantal taken per dag (4 in dit geval) en vink de dagen aan waarop de taken gewenst zijn. Sla de details op. In het detail overzicht onder de takenlijst, ziet u nu in een week weergave, welke taken u per weekdag hebt toegevoegd. Met "Nieuw" of "Bewerken" in het detailmenu van een taak kunt u de taakdetails aanpassen.
   
   
3. Als alle gewenste taakblokken zijn toegevoegd aan de taak, selecteert u de taak in de lijst (als deze al niet geselecteerd was) en kiest u "Status" in het hoofdmenu boven de takenlijst. U krijgt dan een keuze om de status van de geselecteerde taak aan te passen. Door deze "In planning" te zetten, worden de taken zichtbaar in de planning. Dit kunt u controleren door een weeknummer aan te klikken in de datum navigatie aan de rechterkant en de weergave van de agenda te wijzigen naar "Taken" . Dat doet u door in het hoofdmenu boven de agenda de drop-down aan te klikken, waar standaard "Planning" of "Actueel" wordt getoond. De taken zijn dan zichtbaar op het onderdeel waarop ze zijn gedefinieerd.
   
   

Basisroosters maken

Met basisroosters kunt voor één of meerdere personen basis dienst patronen maken, die voor lange tijd geldig zijn. Deze kunnen wekelijks herhaald worden, maar ook meerweekse rotaties hebben, bijv. 2 of 3 weken etc... Daar is geen maximum aan verbonden. Basisroosters worden gedefinieerd(1), het diensten patroon wordt toegevoegd aan het rooster(2), daarna worden personen aan een rooster gekoppeld(3) en als laatste stap keuren we het rooster goed, zodat deze in de agenda verschijnt(4).

1. Definieer een rooster via "Nieuw" in het menu. Geef het rooster een herkenbare naam, bijvoorbeeld "Rooster van Piet", geef een code aan en een versienummer, bijv. versie: 1. Vul de startdatum in waarop het rooster geldig wordt en koppel het rooster aan een onderdeel bij "Onderdeel". Sla het rooster op via "Toevoegen". Het rooster verschijnt nu in de lijst.
   
   
2. Selecteer het rooster (als dit niet al het geval was) en selecteer in het rooster detail menu onder de lijst het tabblad "Regels". Een rooster kan één of meerdere regels bevatten, die elk corresponderen met een weekpatroon. Maakt u één regel aan, zal het rooster dit patroon wekelijks herhalen. Maakt u meer regels aan, zal het patroon herhaald worden tot de laatste regel en dan weer bij de eerste beginnen, net zolang als het rooster in gebruik is.
   Standaard is de eerste regel altijd al aangemaakt, maar met "Nieuw" in het detailmenu kunt u zoveel regels toevoegen als nodig is voor het rooster patroon. Let goed op dat u niet te veel (lege) regels toevoegt, want die zullen ook meegenomen worden in het patroon als weken waarin niet wordt gewerkt.
   
   Per dag kunnen door het aanklikken van het "+" symbool één of meerdere diensten (die niet overlappen) toegevoegd worden aan het week patroon. Vul na het aanklikken van de "+" de diensttijden in, eventueel een dienstcode (optioneel), een afwijkend dienst onderdeel (optioneel) en eventueel een afwijkende functie (optioneel). Per dienst kunt u dus heel specifiek aangeven waar en in welke functie de dienst moet worden gewerkt. Geeft u het onderdeel en functie niet aan bij de dienst, zal de info van het rooster of van de persoon gebruikt worden bij het aanmaken van de diensten in de agenda. Met "Ok en nieuwe dienst" kunt u de dienst van de volgende dag toevoegen. Herhaal dit tot dat het gewenste weekpatroon of de weekpatronen bij meerdere regels, volledig zijn.
   
   
3. Als alle regels en diensten zijn toegevoegd aan het rooster, selecteert u in het detailscherm van het rooster het tabblad "Personen". Hier kunt u personen aan het rooster koppelen, zodat ze de gedefinieerde dienst patronen gaan krijgen in hun agenda voor langere periode. Door "Nieuw" te kiezen in het detail menu kunt u nieuwe personen toevoegen aan het rooster. Kies onder het kopje "personen" in de pop-up de persoon die u aan het rooster wilt toevoegen. De persoon moet dus wel al zijn ingevoerd bij de basisinrichting (fase1). De gegevens van de arbeidsverhouding worden vervolgens getoond ter controle van de start en/of einddatum van de roosterkoppeling. Kies de regel waarop de persoon start (dat hoeft dus niet altijd regel 1 te zijn en hangt af van de startdatum waarop u het patroon wilt in laten gaan voor betreffende persoon). Tenslotte geeft u de periode aan zolang de persoon is gekoppeld aan het rooster. Is de einddatum niet geheel bekend, geeft dan het einde van het jaar of daaropvolgend jaar. Deze kunnen dan indien nodig makkelijk verlengd worden te zijner tijd. Met regel toevoegen kunt u een volgende persoon aan hetzelfde rooster patroon koppelen indien dit gewenst is. Als alle personen aan het rooster zijn gekoppeld, kiest u voor "Opslaan", waarna in het detailoverzicht de gekoppelde personen zichtbaar worden. Overigens vindt u de gekoppelde roosters ook altijd terug in de personen detail informatie op het tabblad "Personen".
   
   
4. Om de diensten zichtbaar te maken in de agenda van de gekoppelde medewerkers, moet als laatste stap de status van het rooster aangepast worden naar "Goedgekeurd". Kies daarvoor na de selectie van het juiste rooster voor "Status" in het hoofdmenu boven de lijst en kies in de pop-up voor de status "Goedgekeurd". Na het opslaan van deze status zullen de diensten worden aangemaakt in de agenda. Dit proces van synchroniseren kan onder in het scherm in de statusbalk worden gevolgd. Afhankelijk van het aantal personen en de periode, duurt het tot enkele (tientallen) seconden voor de gehele periode is bijgeschreven.
   Nadat een rooster is goedgekeurd kunnen de diensten niet meer gewijzigd worden. Wel kunnen personen nog toegevoegd, gewijzigd of verwijderd worden. Wilt u toch diensten wijzigen, omdat deze bijvoorbeeld fout staan in het rooster, moet eerst de status van het rooster teruggezet worden naar "Geen". Als de wijzigingen zijn doorgevoerd en de status is aangepast naar "Goedgekeurd" zullen de wijzigingen zichtbaar worden in de agenda. Als een correct en lopend rooster naar verloop van tijd moet worden aangepast, maakt u een nieuw rooster (eventueel door het bestaande te kopiëren) en geef deze als startdatum, de datum waarop de wijzigingen in gaan.
   
   

Periode rooster samenstellen

Als de rooster patronen minder structureel of voorspelbaar zijn, kunnen deze ook bijvoorbeeld maandelijks ingevoerd worden via het periode rooster.

Kies in de datum navigatie aan de rechterkant de maand die u wilt invoeren, selecteer in het hoofdmenu boven de agenda het plan niveau "Rooster" (Dat staat standaard op "Planning" voor de geplande diensten in de toekomst en "Actueel" voor actuele diensten in het verleden). Door dit planniveau te selecteren ziet u wat de reeds ingevoerde basisplanning is, zonder wijzigingen, het basis rooster.

Kies voor "Rooster bewerken" in het hoofdmenu boven de agenda. Het rooster bewerken scherm zal nu openen voor de gekozen maand. Dit is een Excel-achtig invoerscherm, waar door middel van dubbelklikken op bepaalde dagen voor getoonde personen, basisdiensten ingevoerd kunnen worden. Ook kan door kopiëren en plakken, of door het doortrekken van bepaalde cellen, snel roosters in elkaar gezet worden.

Nadat het rooster klaar is, kunnen, via "Synchroniseren" in het menu van het periode rooster, de aangemaakte of gewijzigde basis diensten in de agenda beschikbaar gemaakt worden. Ga daarna eventueel verder met de volgende maand of sluit het periode rooster af en ga mutaties invoeren.

(Vakantie) mutaties invoeren

Als het basis rooster is ingevoerd, kunnen we de incidentele wijzigingen doorvoeren op deze basisplanning. Te beginnen met de reeds bekende afwezigheden zoals vakanties of langdurig ziek. Deze wijzigingen op de basisplanning noemen we mutaties. Deze kunnen ingevoerd worden door op de diensttijden te klikken van de diensten in de agenda of te kiezen voor "Nieuwe mutatie" in het hoofdmenu boven de agenda.

Klikken we op een bestaande dienst krijgen we in de mutatie pop-up 3 selectie opties om de bestaande dienst aan te passen:

1. Plannen: 
   Geeft de mogelijkheid om de werktijden aan te passen, of het onderdeel te wijzigen of om werktijd van standaard werktijd te wijzigen in een "Ander diensttype" zoals bijvoorbeeld "Training". Let bij het opslaan goed op de optie "Niet vervangen" of "Vervang onderliggende dienst". In het eerste geval zal de wijziging toegevoegd worden bij de bestaande planning van de persoon en eventueel overlappende tijden worden automatisch gecorrigeerd. Daarbij heeft de laatst toegevoegde mutatie de prioriteit. Of in het tweede geval, zal de bestaande planning worden vervangen door de mutatie die u gaat doorvoeren.
   
   
2. Afwezig: 
   Geeft de mogelijkheid om de geselecteerde dienst van de persoon geheel of gedeeltelijk afwezig te maken. Kies daarbij voor de optie "hele dag" of "gedeelte van de dag", waarbij u in het laatste geval de tijden specificeert van de afwezigheid. Kies ook de reden van de afwezigheid. Let op de handige optie "Lege diensten aanmaken", die voor de afwezigheid van de persoon automatisch een lege, nog in te vullen, dienst maakt.
   
   
3. Ruilen: 
   Met deze optie kunt u de geselecteerde dienst ruilen met die van een andere medewerker. Dit kan op dezelfde dag (die datum wordt standaard ingevuld), maar kan ook op een andere dag door de datum aan te passen. Kies bij de lijst personen de persoon waarmee geruild moet worden. Na het opslaan zal bij de geruilde diensten een opmerking komen staan, die aangeeft met wie de dienst is geruild.
   
   

Kiezen we "Nieuwe mutatie" in het hoofdmenu boven de agenda, krijgen we in de mutatie pop-up 4 selectie opties om de planning aan te passen:

1. Plannen: Idem als hierboven, maar dan moet wel een persoon geselecteerd worden en kunnen werk diensten voor een zelf gekozen datum of meerder dagen / periodes ingevoerd worden.
   
   
2. Afwezig: Idem als hierboven, maar dan moet een persoon geselecteerd worden en kunnen afwezigheden voor een zelf gekozen datum of langere periodes ingevoerd worden, zoals bijvoorbeeld vakanties.
   
   
3. Beschikbaar / Niet beschikbaar: 
   Hiermee kan aangegeven worden of een persoon één of meerdere dagen, hele dagen of een gedeelte van de dag "beschikbaar" is voor werk of juist "niet beschikbaar". Dit is handige informatie bij het invullen van nog niet ingevulde lege diensten. Deze informatie kan overigens ook door de persoon zelf ingevoerd worden als deze een inlogcode heeft.
   
   
4. Lege dienst: 
   Met deze optie kunnen (incidentele) werkzaamheden ingevoerd worden, waarvoor nog niet direct een persoon bekend of beschikbaar is. Geef de "periode" aan, de "tijden", het "onderdeel" waar gewerkt moet worden en het aantal gewenste diensten die ingevuld moeten worden. Deze zullen in de agenda bij het gekozen onderdeel verschijnen als paarse, nog in te vullen, "lege" diensten.

Scenario planning

Met de scenario planning is het mogelijk om voor lege, nog in te vullen, diensten oplossingen te zoeken in één of meer stappen. Pas als de oplossing goed is, kan deze doorgevoerd worden in de planning. Scenario planning wordt geactiveerd door de lege diensten in de agenda aan te klikken, die los zijn aangemaakt via mutatie, door afwezigheid zijn ontstaan of hun oorsprong hebben in een leeg dienst rooster. Bij elke lege dienst in de agenda wordt een factor getoond, welke aangeeft hoeveel personen geschikt en beschikbaar zijn voor die dienst ten opzichte van alle personen die geschikt zijn. Dus 1 / 3 betekend er is 1 persoon beschikbaar van 3 personen die geschikt zijn om de dienst uit te voeren.

De stappen in het scenario:

1. Bij het aanklikken van een lege dienst, opent het detailscherm voor scenario planning. U ziet in eerste instantie de dienst die geselecteerd is terug in de eerste stap 1, aangeduid door het nummer voor aan de regel. Daaronder vindt u alle personen die geschikt zijn (indien er met kwalificaties wordt gewerkt), die beschikbaar zijn en dus kunnen werken. Vervolgens toont het scenario de personen die geschikt zijn maar niet beschikbaar omdat ze bijvoorbeeld al werken en de reeds geplande dienst overlapt met de in te vullen dienst. Tenslotte in het onderste deel van het scenario zien we iedereen die niet geschikt is, maar wel beschikbaar.
   
   
2. Door het selecteren en bevestigen (2 keer klikken) van een beschikbaarheid of dienst in de getoonde oplossingen in het scenario, krijgt u het beeld van de oplossing voor de lege dienst als u deze daarna zou bevestigen. Indien een lege dienst wordt opgevuld door een reeds ingepland persoon en de dienst van die persoon overlapt met de lege dienst, zal een tweede stap in het scenario openen met een lege dienst die door deze oplossing ontstaat. Dit is nog allemaal binnen het scenario. Stopt u hier en sluit u het scenario, is er nog niets veranderd en staat de lege dienst uit stap 1 nog gewoon open in de agenda. Voordat u een ingepland persoon selecteert voor de oplossing omdat er bijvoorbeeld geen beschikbare personen zijn, wordt de lege dienst factor al getoond bij die dienst, dus u weet op voorhand, wanneer u die persoon van de geplande dienst afhaalt of er beschikbare en geschikte personen zijn in de volgende stap. U kunt zo veel vervolgstappen uitvoeren als nodig is om alle lege dienste op te lossen. Het aantal regels met nummers geeft aan in hoeveel stappen het scenario zal worden opgelost.
   
   
3. Bent u tevreden met de oplossing, kiest u tenslotte voor "Bevestig Scenario" en de oplossing zoals deze in beeld staat in het scenario, zal doorgevoerd worden in de agenda. De lege diensten in het scenario hoeven niet per se volledig opgelost te zijn, deze worden bij het bevestigen ook gewoon aangemaakt in de agenda.