Tips

Dit artikel behandeld de volgende onderwerpen:

Creëer meer ruimte voor uw planning

Zit u de planning de hele tijd van links naar rechts en van boven naar beneden te scrollen? Klap dan alle vensters in die u niet nodig heeft om op die manier zo goed mogelijk gebruik te maken van de ruimte.

Feestdagen

Wilt u op een feestdag graag alle personen op afwezig(feestdag) zetten? Maak dan de feestdag aan via het beheer en maak gebruik van de knop "Feestdag".

Zoeken

Zoekt u een persoon? Maak dan gebruik van het zoekveld. Hiermee kunt u alle personen vinden die in het systeem staan, ook personen waarvan de arbeidsverhouding is verlopen.

Bezetting

Wist u dat u met mijnrooster ook de bezetting kunt invoeren? Zo kunt u direct zien of er genoeg, te veel of te weinig personeel is ingepland. Neem voor meer informatie contact op met onze support.

Stand specificatie

Wilt u graag precies weten op welke dagen uw medewerker vakantie heeft opgenomen? Ga dan naar het tabblad "Standen" van deze persoon en klik op de stand "Vakantie".

Kilometer telling

Als u bij de personen en structuur onderdelen adresgegevens toevoegt, is het mogelijk om door mijnrooster de afstand in kilometers te laten berekenen. Zo kunt u eenvoudig de kilometervergoeding berekenen of deze laten opnemen in het CAO rapport. 

Rapport historie

Als u uitgebreide rapporten genereert kan dit soms enkele seconden duren. Als u dit rapport vaker nodig heeft, kunt u het rapport opslaan. Zo kunt u het rapport de volgende keer direct laden.

Specifieke periode selecteren

Wilt u in de planning graag een specifieke periode selecteren? Dit kan met het selectie icoon bij de kalender. Hiermee kunt u zelf de begin- en einddatum van uw gewenste periode invullen.

Binnenkort jarig

Op de pagina personen kunt u eenvoudig zien wie er binnenkort jarig is, dit zijn namelijk de personen met een rode geboortedatum. Zo weet u altijd wanneer u taart kunt verwachten.

Kwalificaties

Als u een lege dienst gaat vullen worden alle personen getoond die beschikbaar zijn. Het is echter ook mogelijk om enkel de personen te zien die gekwalificeerd zijn voor die lege dienst. Kijk voor meer info op de kennisbank pagina over Kwalificaties.

Feestdag aanmaken

Feestdagen vieren we graag! Daarom is het in mijnrooster makkelijk om een nieuwe feestdag in te voeren, namelijk door met rechts te klikken op een dag in de kalender.

Publicatie Datum

Staat uw planning nog in de steigers en wilt u niet dat uw medewerkers deze al kunnen raadplegen? Stel dan een publicatie datum in via het beheer.

SMS

Als u een wijziging maakt aan een dienst is het mogelijk om de betreffende persoon hiervan per SMS te informeren. Zo weet u zeker dat de wijziging ook bij uw personeel bekend is.

Manager vervanging

Managers ontvangen en verwerken de vakantie aanvragen van medewerkers waarvan ze de manager zijn. Als de manager zelf afwezig is, kunt u tijdelijk een vervangende manager instellen via het beheer.

Planning Horizon

Via het beheer kunt u de planning horizon instellen, dit kunt u zien als een algemene eind-datum. Zo worden bijvoorbeeld roosters zonder eigen eind-datum niet verder ingepland dan de planning horizon. Wordt de planning horizon met een jaar verlengt, dan verlengen ook automatisch alle roosters zonder eigen eind-datum voor een jaar.

mijnrooster Mobiel

Als u via uw smartphone naar het webadres van uw mijnrooster versie gaat, komt u terecht in de mobiele versie. Hierin zijn enkele opties mogelijk zoals het raadplegen van uw dag- en weekplanning, het opgeven van beschikbaarheid en het aanvragen van afwezigheid.

mijnrooster Mobiel - tijdregistratie

Vorige week hebben we gemeld dat u via uw smartphone gebruik kunt maken van mijnrooster mobiel. Wist u dat u mijnrooster mobiel ook kunt gebruiken voor in en uit te klokken indien er gebruik gemaakt wordt van tijdregistratie?

Managers

Het is mogelijk om aan uw medewerkers een manager toe te kennen. Deze manager ontvangt dan alle vakantie en ander verlof aanvragen in zijn/haar mailbox én kan deze ook goed- of afkeuren.

Compensatie uren in weekoverzicht

In het weekoverzicht van de planning ziet u in de kolom "uren" hoeveel uur uw personeel ingepland staat en hoeveel uur ze volgens hun contract moeten werken. Het is mogelijk om hier ook nog het aantal uur aan opgebouwde compensatie toe te voegen.

Eigen nieuws

Als u en uw medewerkers inloggen komen ze als eerst terecht op de startpagina, hierop zijn verschillende widgets te zien. Eén daarvan is de Nieuws-widget, hier kunt u via het beheer uw eigen nieuwsberichten aan toevoegen.

Niet-standaard rapporten

Op de pagina rapporten vindt u allerlei handige rapporten om uit te draaien. Mocht u behoefte te hebben aan een rapport met andere informatie dan kunt u dit altijd bij ons navragen, er zijn namelijk nog meer rapporten beschikbaar die niet standaard ingeschakeld zijn.

Groepsmutatie

Heeft u een mutatie voor uw planning die voor meerdere personen ingevoerd moet worden? Dan kunt u gebruik maken van een groepsmutatie. Hierbij kunt u invullen wat de mutatie is en op welke personen deze uitgevoerd moet worden. Bijvoorbeeld meerdere personen tegelijk op vakantie plannen. 

Omzet vs. kosten

Sinds kort is het mogelijk om in mijnrooster omzet en kosten in te voeren en deze met elkaar te verrekenen. Wilt u hier graag meer informatie over? Neem dan contact op met onze support. 

Klokjes automatisch laten boeken

Als uw medewerkers overwerken of korter werken, verschijnt er bij de dienst een klokje waarmee u kunt bepalen op welke stand deze uren bijgeboekt of afgeboekt mogen worden. In het geval dat dit altijd op dezelfde stand gebeurd, bijvoorbeeld compensatie, kunnen we dit voor u automatiseren zodat u niet handmatig de uren hoeft te boeken.

Eigen look & feel

Wist u dat het mogelijk is om uw mijnrooster versie in uw eigen bedrijfskleuren te laten zetten? Zo kunnen we bijvoorbeeld uw mijnrooster inlog pagina herinrichten zodat deze overeenkomt met uw eigen website.

Koppeling Google Agenda en Outlook

Het is mogelijk om mijnrooster te koppelen aan uw Google Agenda of Outlook Agenda. Hiermee worden uw diensten in uw eigen agenda getoond. Dit kunt u doen door in mijnrooster rechts boven op uw naam te klikken. Er verschijnt dan een popup met uitleg hoe u mijnrooster kunt koppelen aan Google Agenda en Outlook. Houdt er wel rekening mee dat Google en Outlook enkel eens in de 1 á 2 dagen de agenda's bijwerken. Mocht er dus een wijziging aan uw diensten zijn, dan is deze pas na 1 á 2 dagen zichtbaar in Google Agenda of Outlook.

Nieuwsbrief

Meld u aan voor onze nieuwsbrief, zo blijft u op de hoogte van het laatste nieuws en de nieuwste ontwikkelingen van mijnrooster. Ga naar https://mijnrooster.nl/nieuwsbrief om u aan te melden.

Sorteren

Standaard staat de planning gesorteerd op onderdeel. Het is echter ook mogelijk om deze te sorteren op personen.

Tijdregistratie

Met mijnrooster kunt u ook gebruik maken van tijdregistratie. Hiermee is het mogelijk om uw medewerkers op verschillende manieren te laten inklokken zoals; Inklokken via mobiele telefoon, inklokken via biometrische module, inklokken met tags etc. In mijnrooster kunt u in realtime zien wie er ingeklokt is en wie niet.

Standenpaneel

Op de pagina vandaag kunt u in het standenpaneel de standen aflezen, maar weet u ook dat u dit paneel kunt aanpassen om bijvoorbeeld percentages of specifieke periodes te tonen?

Structuur kleuren

Via de pagina Structuur, kunt u aan de onderdelen (zoals afdelingen) kleuren meegeven die ook in de planning zichtbaar worden. Zo kunt u nog duidelijker onderscheid maken tussen de verschillende onderdelen.

Afdrukken

Wilt u graag (een deel van) uw planning afdrukken? Dit kan op verschillende manieren, zo kunt u onder andere de planning afdrukken in tabelvorm, per persoon en als intekenlijst.

Afwezigheid boeken op verschillende standen

Met mijnrooster is het mogelijk om afwezigheden op verschillende standen te boeken, deze standen kunt u zelf aanmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld wettelijke en bovenwettelijke vakantie uren apart invoeren en gebruiken.

Bedrijfsmiddelen

Als u binnen uw bedrijf gebruikt maakt van bedrijfsmiddelen zoals bedrijfsauto's, laptops, mobiele telefoons etc. dan is het mogelijk om dit te registreren in mijnrooster. Zo weet u precies wie welke bedrijfsmiddelen gebruikt en wanneer ze eventueel verlopen. 

Opmerking toevoegen

Wilt u een opmerking toevoegen aan een dienst? Dubbelklik dan op de drie puntjes van de dienst.

Notities toevoegen

Aan personen, onderdelen (afdelingen) en relaties kunt u notities toevoegen. Bij deze notities is het ook mogelijk om bestanden te uploaden, denk bijvoorbeeld aan offertes, dossiers, contracten etc. 

Notities overzicht

Alle notities zijn te vinden en te beheren op de pagina Notities. Gebruik de filters boven aan de pagina om enkel de gewenste notities te tonen. 

Mobiel: icoon toevoegen op startscherm

Wist u dat u voor de mobiele versie van mijnrooster ook een snelkoppeling kunt maken op het startscherm van uw mobiele telefoon? Zo kunt u eenvoudig mijnrooster openen om bijvoorbeeld uw weekrooster te zien of verlof aan te vragen. Kijk voor meer informatie op: http://buff.ly/2hjDwM4

Opmerkingen weergeven onder de diensten

Het mogelijk om de opmerkingen van de diensten direct onder de dienst weer te geven i.p.v. via het opmerking icoon. Dit kunt u zelf instellen via Beheer, pagina Instellingen, optie Agenda. 

Speciale dagen / feestdagen

Als u werkt met bijvoorbeeld projectweken, instroomdagen, verplichte snipperdagen, evenementen of andere speciale dagen dan wilt u dat deze opvallen in uw planning. In mijnrooster is het mogelijk om deze speciale dagen aan te maken en een opvallende kleur mee te geven zodat u deze direct herkent en hierdoor de juiste mutaties kunt maken. Kijk voor meer uitleg op: Speciale dagen / Feestdagen

Open aanvragen widget

De open aanvragen widget op de startpagina toont openstaande verlof aanvragen die nog goed- of afgekeurd moeten worden. Door op de regel van een aanvraag te klikken gaat u direct naar die dag toe en kunt u de aanvraag verwerken. Kijk voor meer info over de startpagina widgets op: Startpagina

Volgorde structuur onderdelen / volgorde afdelingen in planning

Zoals wellicht bij u bekend is, kunt u via de mijnrooster structuur uw organisatie indelen in verschillende afdelingen, projecten, locaties, werkplekken etc. Maar wist u ook dat u de volgorde van deze onderdelen eenvoudig kunt aanpassen door ze te verslepen? Uw planning wordt dan ook volgens deze volgorde getoond, zo kunt u dus een goede structuur aanbrengen aan uw plan-omgeving. Kijk voor meer info op: Structuur

Labels

Als u in mijnrooster werkt met een uitgebreide structuur dan kunt u er tegenaan lopen dat u bepaalde onderdelen niet samen in één selectie krijgt. Hiervoor hebben wij de optie toegevoegd om labels toe te kennen aan uw structuur onderdelen. Als u een label toevoegt aan verschillende onderdelen kunt u erna een effectieve selectie op het label maken waardoor alle onderdelen met dit label geselecteerd worden, denk bijvoorbeeld aan labels zoals: Klanten, Projecten, Recepties, Thuiswerkplekken etc.

Trainingen

Maakt uw bedrijf gebruik van trainingen en certificaten? Via mijnrooster kunt u trainingen inplannen, personen hieraan toevoegen en bij afronding aangeven of de training behaald is met eventueel verdiende kwalificaties. Kijk voor meer info op: Training

E-mail over nieuw nieuwsbericht

Als u in mijnrooster een nieuwsbericht aanmaakt kunt u ervoor kiezen om uw collega's hiervan per e-mail op de hoogte te brengen. 

Meer ruimte creëren 

Zit u de planning de hele tijd van links naar rechts en van boven naar beneden te scrollen? Klap dan alle vensters in die u niet nodig heeft om op die manier zo goed mogelijk gebruik te maken van de ruimte.

Eind-data roosters

Let er bij het maken/verlengen van basis-roosters goed op dat een basis-rooster twee einddata kan hebben. Zo kan het basis-rooster een einddatum hebben maar ook de persoon die er aan gekoppeld is.

Dienst annuleren

Let er bij het annuleren van diensten goed op of u kiest voor de optie "Herstel vorige mutatie" of "Herstel rooster/beschikbaarheid". Bij het annuleren met de optie "Herstel rooster/beschikbaarheid" zullen namelijk ook andere mutaties voor die persoon op die dag geannuleerd worden en wordt de originele rooster situatie hersteld.

Medewerkers inzicht geven in meerdere onderdelen

In sommige gevallen is het wenselijk om medewerkers inzicht te geven in meerdere onderdelen naast hun eigen onderdeel. Dit is mogelijk door de andere onderdelen toe te voegen als niet-primaire onderdelen.

Rooster bezetting, inzien welke rooster regel actief is per week

Op welke rooster-regel een persoon op een specifieke week staat is eenvoudig na te kijken op de pagina Roosters. Selecteer het rooster en klik op de knop Bezetting. In de popup kiest u de week en klik op selectie veranderen. U ziet nu op welke regel de persoon in die week staat. Dit veranderd verder niks aan het rooster.

Talen

Wist u dat Mijnrooster ook beschikbaar is in Engels, Duits, Spaans en Frans? Heeft u bijvoorbeeld een Engels sprekende collega dan kunnen we Engels als optionele taal toevoegen aan uw Mijnrooster omgeving. Neem voor meer informatie contact op met onze support. 

Startsaldo verlof

Wist u dat er in Mijnrooster rekenregels toegevoegd kunnen worden waarmee u automatisch voor alle personen de jaarlijkse beginstanden voor verlof kunt toevoegen? Dit kan zowel voor wettelijke als bovenwettelijke uren.

Rechten per gebruikerstype

Wist u dat we aan de achterkant van Mijnrooster gebruik maken van een rechtensysteem? Hiermee kunnen we instellen wat bijvoorbeeld een medewerker niet kan zien en een planner wel. Hiermee kunnen we overbodige pagina's en tabbladen verbergen om een overzichtelijk beeld te geven. Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met onze support.

Uitgeleende diensten

Als u binnen uw organisatie gebruik maakt van een ambulante groep werknemers kunt u deze aan een apart onderdeel koppelen. Als u op dit onderdeel inzoomt ziet u via de uitgeleende diensten waar uw ambulante werknemers ingepland staan.

Actuele standen als percentages

Wist u dat u de actuele standen op de pagina Vandaag ook kunt weergeven in de vorm van percentages?

Jaarlijkse feestdagen

Wist u dat u feestdagen die elk jaar op dezelfde datum vallen kunt aanmaken als jaarlijkse feestdagen? Zo hoeft u ze maar één keer in te vullen.

Planning blokkade periode

Via het beheer kunt u een planning blokkade periode instellen. In deze blokkade periode kunnen medewerkers geen mutaties meer maken of aanvragen. Voor planners is het wel nog mogelijk om in die periode mutaties te maken.

Dienstcodes meegeven aan taken

Bij het maken van taken is het nu ook mogelijk om een algemene dienstcode of een dienstcode per taakblok mee te geven. 

Contactgegevens personen

Op de pagina personen kunt u op het tabblad contact een e-mail adres toevoegen per persoon. We raden aan deze informatie toe te voegen, op dit e-mail adres ontvangt de persoon namelijk zijn vakantieaanvraag goed- of afkeuring. Ook kan de persoon via dit e-mail adres een nieuw wachtwoord aanvragen mocht dit nodig zijn. 

Plan dashboard aanpassen

Maakt u in mijnrooster gebruik van het plan dashboard? Wist u dat u hiervan ook de week-blokken zoals Ochtend en Middag kunt laten aanpassen of uitbreiden naar wens? Zo kunt u tijden of blokken inrichten die beter aansluiten bij uw organisatie. Neem voor meer info contact op met onze support.

Persoon die uit dienst is selecteren

Zoekt u een persoon die uit dienst is? Vink dan op de pagina Personen de optie 'Uit dienst weergeven' aan in de filterbalk. U krijgt dan alle personen te zien waarvan de arbeidsverhouding is afgelopen.

Rooster kopiëren

Heeft u een nieuw basisrooster nodig dat vergelijkbaar is met een bestaand basisrooster? Dan hoeft u deze niet opnieuw in te voeren maar kunt u eenvoudig het bestaande rooster kopiëren een aanpassen.

Beginsaldo verlof nieuwe jaar

Denk er aan dat u voor 2019 weer de beginsaldi van de vakantie stand(en) moet toevoegen. Als we deze rekenregels al voor u hebben ingesteld dat kunt u dit doen via de knop 'Bereken standcorrecties' op de pagina Personen. Zie u deze knop niet maar wilt u hier wel gebruik van maken? Stuur ons dan een e-mail en wij stellen dit voor u in.