Introductie

Als uw medewerker(s) diensten werken die voor 50% of meer structureel zijn, is het verstandig om een basisrooster aan te maken. Met een basisrooster heeft u de mogelijkheid om een serie diensten aan te maken voor één of meerdere weken die zich steeds herhalen. Aan een basisrooster kunt u dan één of meerdere personen koppelen en dan kunt u bijvoorbeeld met één basisrooster de diensten voor een heel jaar er in zetten.

Dit artikel behandelt de volgende onderwerpen:

Basisroosters

Als uw medewerkers diensten werken die voor 50% of meer structureel zijn is een basisrooster een goede keuze. Basisroosters kunt u aanmaken op de manier die het best bij uw organisatie past. Werken er bijvoorbeeld meerdere personen van maandag t/m vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur? Dan is het verstandig om hiervoor een basisrooster aan te maken. Werken de meeste personen variërende diensten ten opzichte van elkaar? Dan kunt u bijvoorbeeld basisroosters per persoon, ploeg of afdeling aanmaken. Denk er dus eerst goed over na hoe u graag de roosters wilt inrichten voordat u aan de slag gaat.

In dit voorbeeld gaan we een basisrooster maken waar de medewerkers van maandag t/m vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur werken met eens per 2 weken een woensdag middag vrij. Deze vrije woensdagmiddag wordt afgewisseld door de medewerkers zodat één week enkele personen woensdagmiddag vrij zijn en de andere week de andere personen woensdagmiddag vrij zijn

Stap 1: Basisrooster aanmaken

Navigeer naar de pagina "Roosters" en klik op "Nieuw" om een pop-upvenster te openen.

Naam: Vul hier een duidelijke naam in voor het rooster, bijvoorbeeld de diensttijd, naam van een persoon of afdeling.
Versie: Bij een nieuw rooster vult u "1" in, wat aangeeft dat het de eerste versie is. Latere kopieën krijgen automatisch een hoger versienummer.
Startdatum: Geef de datum aan waarop het rooster van start gaat.
Onderdeel: Selecteer het onderdeel waarop de diensten ingepland moeten worden.
Op onderdeel plannen: Schakel deze optie in als de diensten op het geselecteerde onderdeel ingepland moeten worden.
Lege diensten plannen: Schakel deze optie in als het rooster lege diensten moet aanmaken.
Roteren: Kies "rooster" als een persoon alle regels van het rooster moet doorlopen, beginnend bij de toegewezen regel. Kies "op regel" als een persoon alleen de aan hem/haar toegewezen regel moet doorlopen. Deze optie is relevant bij roosters met meerdere regels.

Stap 2: Regels toevoegen

U heeft nu een rooster aangemaakt. Als het rooster geselecteerd is ziet u onderin twee tabbladen, regels en personen. Als eerste gaan we kijken naar het tabblad regels. Hier kunt u regels aanmaken die u kunt zien als een week in de planning. Bij een nieuw rooster wordt er standaard alvast een lege regel aangemaakt. Door op de plusjes (+) op de regel te klikken kunt u diensten toevoegen. Met de knop nieuw kunt u nog een regel aanmaken.

In dit voorbeeld gaan we een basisrooster maken waar de medewerkers van maandag t/m vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur werken met eens per 2 weken een woensdag middag vrij. Dit ziet er dan als volgt uit:

Stap 3: Personen toevoegen

Nu we de regels hebben gemaakt, kunnen we personen gaan toevoegen aan het rooster. Klik binnen het tabblad Personen op Nieuw om personen toe te voegen. Omdat we in ons voorbeeld rooster graag de medewerkers de vrije woensdag willen laten afwisselen, kiezen we voor een deel van de personen voor regel 1 en voor de anderen voor regel 2. Hierdoor start de ene groep met de week zonder vrije woensdagmiddag en de andere groep start met de week met vrij op woensdagmiddag.

Stap 4: Goedkeuren

Het rooster is nu klaar, de regels met diensten zijn aangemaakt en de personen zijn toegevoegd. Het laatste dat nu moet gebeuren is het rooster goedkeuren, dit kan met de knop status. Zodra u het rooster goedkeurt worden de diensten daadwerkelijk toegevoegd aan de planning. Wilt u later weer aanpassingen maken aan het rooster, dan is het noodzakelijk dat u eerst de status weer op "Geen" zet.

Belangrijk

Status alleen op "Geen" zetten als u ontdekt dat er bijvoorbeeld een fout in het rooster zit. Bij een nieuw rooster kunt u beter een kopie van het rooster maken (versie2) en het aanpassen waar nodig. Het oude rooster dient beëindigd te worden waarna het nieuwe rooster in kan gaan. Dit nieuwe rooster moet dan de status "Goedgekeurd" krijgen en daarna moet de persoon eraan gekoppeld worden.

* Zie de pagina Terminologie voor uitleg over dit begrip.

Meer hulp nodig?

Gerelateerde artikelen

Pagina:

Werknemers toegang geven tot de applicatie
Pagina:

Personen (HRM)
Pagina:

Inloggen
Pagina:

Relaties (CRM)
Pagina:

Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?

Browser wordt niet ondersteund