(Basis)roosters 2.0

Dit artikel behandeld de volgende onderwerpen:

Voorbereiden

Als uw medewerkers diensten werken die voor 50% of meer structureel zijn is een basisrooster een goede keuze. Basisroosters kunt u aanmaken op de manier die het best bij uw organisatie past. Werken er bijvoorbeeld meerdere personen van maandag t/m vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur? Dan is het verstandig om hiervoor een basisrooster aan te maken. Werken de meeste personen variërende diensten ten opzichte van elkaar? Dan kunt u bijvoorbeeld basisroosters per persoon, ploeg of afdeling aanmaken. Denk er dus eerst goed over na hoe u graag de roosters wilt inrichten voordat u aan de slag gaat.

In dit voorbeeld gaan we een basisrooster maken waar de medewerkers van maandag t/m vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur werken met eens per 2 weken een woensdag middag vrij. Deze vrije woensdagmiddag wordt afgewisseld door de medewerkers zodat één week enkele personen woensdagmiddag vrij zijn en de andere week de andere personen woensdagmiddag vrij zijn.

Stap 1: Basisrooster aanmaken

Ga naar de pagina Roosters en klik op Nieuw, er wordt nu een popup geopend.

• Bij Naam vult u de naam in die duidelijk maakt voor wie dit rooster is, bijvoorbeeld de diensttijd, de naam van een persoon, de naam van een afdeling etc.
• Bij Versie kunt u bij een nieuw rooster "1" invullen. Dit geeft aan dat het de eerste versie van het rooster is. Als u later een kopie gaat maken van het rooster, wordt de kopie versie 2.
• Bij de startdatum vult u de datum in vanaf wanneer het rooster in moet gaan.
• Bij Onderdeel vult u in op welk onderdeel* de diensten ingepland moeten worden.
• Met de optie "Op onderdeel plannen" kunt u aangeven of de diensten ingepland moeten worden op het ingevulde onderdeel.
• Met de optie "Lege diensten plannen" kunt u aangeven of het rooster lege diensten* moet aanmaken.
• Bij Roteren kunt u kiezen voor twee opties "rooster" en "op regel", dit is van toepassing als u een rooster gaan maken met meerdere regels. Het verschil is:
  • Bij roteren op rooster doorloopt een persoon alle regels van het rooster en start hij bij de regel die aan hem/haar toegewezen is.
  • Bij roteren op regel doorloopt een persoon enkel de regel die aan hem/haar toegewezen is.

Stap 2: Regels toevoegen

U heeft nu een rooster aangemaakt. Als het rooster geselecteerd is ziet u hierbij de dagen van de week met hieronder een rij met vakken met nummer 1 ervoor. Dit is uw eerste regel en staat voor één week, via de knop nieuw onder deze regel kunt u meer regels maken, in ons voorbeeld gebruiken we 2 regels.
Deze regels kunt u nu gaan vullen met diensten door in een leeg vak te dubbelklikken en dan de diensttijden in te vullen. Bestaande diensten kunt u eenvoudig kopieren door met het zwarte vakje bij de dienst te slepen. Ook kunt u via rechtsklik op de dienst kopieren/plakken, verwijderen, functie toevoegen, onderdeel toevoegen etc. Dubbelklik op een dienst om de tijden weer aan te passen.

In dit voorbeeld gaan we een basisrooster maken waar de medewerkers van maandag t/m vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur werken met eens per 2 weken een woensdag middag vrij. Dit ziet er dan als volgt uit:

Stap 3: Personen toevoegen

Nu we de regels hebben gemaakt, kunnen we personen gaan toevoegen aan het rooster. Ga onderin naar het tabblad Personen en klik op Nieuw om personen toe te voegen. Omdat we in ons voorbeeld rooster graag de medewerkers de vrije woensdag willen laten afwisselen, kiezen we bij een deel van de personen voor regel 1 en voor de anderen voor regel 2. Hierdoor start de ene groep met de week zonder vrije woensdagmiddag en de andere groep start met de week met vrij op woensdagmiddag.

Stap 4: Goedkeuren

Het rooster is nu klaar, de regels met diensten zijn aangemaakt en de personen zijn toegevoegd. Het laatste dat nu moet gebeuren is het rooster goedkeuren, dit kan met de knop status. Zodra u het rooster goedkeurt worden de diensten daadwerkelijk toegevoegd aan de planning. Wilt u later weer aanpassingen maken aan het rooster, dan is het noodzakelijk dat u eerst de status weer op "Geen" zet.

Optioneel: uren controleren

Op de pagina Roosters kunt u een controle op het aantal roosteruren ten opzichte van de contracturen uitvoeren. Om deze controle uit te voeren kunt u op de pagina Roosters de knop "Uren controleren" gebruiken. Hierna verschijnen er in de kolom uren vinkjes of uitroeptekens. Vinkjes geven aan dat de roosteruren overeenkomen met de contracturen van de toegewezen personen. Bij uitroeptekens ziet hierin een verschil. Wat het verschil precies is kunt u zien door het rooster te openen en onderin bij de toegewezen personen te kijken. Hier zijn de roosteruren vs. de contracturen zichtbaar.