Gegevens importeren en verwerken

Dit artikel behandeld de volgende onderwerpen:

Het import proces in stappen

Het import proces bestaat uit 4 stappen:

1. Importeer gegevens (deze stap zal bij een automatische import niet nodig zijn, begin dan op stap 2
2. Controle van de import
3. Verwerking van de geïmporteerde gegevens
4. Controleer de verwerking

Al deze stappen kunnen doorlopen worden in het overzicht Gegevens > importeren

Stap 1: Importeer gegevens

In het overzicht Gegevens > Importeren kies je in het menu voor "Importeren".  Via de pop-up kunt u een nieuw bestand importeren. 

• Kies het import profiel welke de geïmporteerde gegevens kan verwerken en volgende.
  
  
  
• Kies voor de optie "Toevoegen" en volgende.
  
  
  
• Voeg een bestand toe via "Bestand kiezen". 
  Via de file explorer optie van je computer selecteer je het juiste bestand, die lokaal is opgeslagen. Na selectie zie je de naam van het bestand weergegeven in de pop-up. 
  Ga vervolgens door naar de volgende stap.
  
  
  
• Het bestand is nu gereed om te importeren.
  
  
  
• De voortgang van de import wordt getoond en als deze 100% toont is de import volledig afgerond. De pop-up kan nu gesloten worden.
  
  
  

Stap 2: Controle van de import

Na het importeren van de nieuwe gegevens is het noodzakelijk voor verwerking te controleren of het bestand en de gegevens juist zijn geïmporteerd. Als het import profiel wordt geselecteerd wat is gebruikt bij importeren, kun je in het subscherm de import controleren door het tabblad "Import log" te kiezen.

De laatste importlog staat altijd bovenaan. Door op de + te klikken kun je meer details zien. Als de import juist gegaan is Zie je altijd 2 log regels, 1 voor het import type (bijvoorbeeld "Toevoegen") en een regel die aangeeft hoeveel rijen in het bestand zijn verwerkt en hoeveel van die rijen zijn mislukt. Het importeren van rijen mislukt meestal als het aantal kolommen in de rij of het datatype van een kolom niet correct is. Er moet daarom ook altijd met hetzelfde import template gewerkt worden om fouten te voorkomen

In het volgende tabblad 'Importgegevens" kun je de daadwerkelijk geïmporteerde gegevens controleren op juistheid. Vooral datum gegevens kunnen indien deze niet juist staan in het importbestand mogelijk verkeerd geïmporteerd worden. Door regels te selecteren kun je deze verwijderen of wijzigen. Je kun zelfs nog regels toevoegen aan de import. Elke regel die nog niet is verwerkt zal de status "Nieuw" hebben.

Stap 3: Verwerking van de geïmporteerde gegevens

De verwerking van de tijdelijk geïmporteerde gegevens is nu zeer simpel door in het hoofdmenu voor import verwerken te kiezen.In de status balk onderin het beeld zie je de voortgang van synchronisatie van de importgegevens in de applicatie. Nadat deze op gereed staat zijn de gegevens verwerkt. Of deze juist verwerkt zijn kun je checken in het tabblad "Importgegevens" (zie screenshot bij stap 2).

Stap 4: Controleer de verwerking van de import

 Of de importgegevens verwerkt zijn en correct verwerkt zijn kunnen we controleren door terug te gaan naar het tabblad "Importgegevens" (zie screenshot bij stap 2). Achter elke importregel zal de status gewijzigd zijn van "Nieuw" naar Verwerkt. Indien de kolom "Fout" leeg is, zijn de gegevens juist verwerkt zonder fouten en zullen deze op de relevante plek in PLNR beschikbaar zijn. Indien er een fout is opgereden zie je de opmerking "Info" achter de regels staan. Door met je muis over het woord "info" te hooveren, krijg je de foutmelding te zien in een tooltip.