(Basis)roosters 2.0

Owned by Tajinder Singh
Last updated: jul. 24, 2024
5 min read


Introductie

Als uw medewerker(s) diensten werken die voor 50% of meer structureel zijn, is het verstandig om een basisrooster aan te maken. Met een basisrooster heeft u de mogelijkheid om een serie diensten aan te maken voor één of meerdere weken die zich steeds herhalen. Aan een basisrooster kunt u dan één of meerdere personen koppelen en dan kunt u bijvoorbeeld met één basisrooster de diensten voor een heel jaar er in zetten. Op de pagina (Basis)roosters heeft u kunnen zien hoe u zelf een basisrooster kunt aanmaken. Echter hebben we deze functionaliteit op de schop genomen en hebben we een efficiëntere manier ontwikkeld om de basisroosters te maken. Mocht u gebruik willen maken van deze manier van roosters maken, neem dan contact op met onze support.


Dit artikel behandeld de volgende onderwerpen:

Voorbereiden

Een basisrooster is een goede keuze voor medewerkers met structurele diensten (50% of meer). U kunt basisroosters aanmaken op de manier die het beste aansluit bij uw organisatie. Bijvoorbeeld, als meerdere personen van maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 17:00 uur werken, is het verstandig om hiervoor één basisrooster aan te maken. Werken personen daarentegen variërende diensten, dan kunt u overwegen om basisroosters per persoon, ploeg of afdeling te creëren. Denk dus goed na over de gewenste roosterindeling voordat u begint.

In dit voorbeeld maken we een basisrooster voor medewerkers die van maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 17:00 uur werken, met om de week een vrije woensdagmiddag. Deze vrije middag wordt afgewisseld, zodat elke week andere medewerkers vrij zijn op woensdagmiddag.


Let op

Wilt u een bestaand rooster gaan aanpassen? Dan kunt u in de meeste gevallen het best een kopie maken. Ga voor meer informatie over het kopiëren van een rooster naar: (Basis)rooster kopiëren.


Stap 1: Basisrooster aanmaken

Om een nieuw basisrooster aan te maken, ga naar de pagina "Roosters" en klik op "Nieuw". In de pop-up die verschijnt, vult u de volgende gegevens in:

  • Naam: Een duidelijke naam die aangeeft voor wie dit rooster is (bijvoorbeeld diensttijd, naam van persoon/afdeling).
  • Versie: Vul "1" in voor een nieuw rooster. Latere kopieën krijgen automatisch een hoger versienummer.
  • Startdatum: De datum waarop het rooster ingaat.
  • Onderdeel: Het onderdeel waarop de diensten worden ingepland.
  • Op onderdeel plannen (optioneel): Vink deze optie aan als de diensten op het ingevulde onderdeel moeten worden ingepland.
  • Lege diensten plannen (optioneel): Vink deze optie aan om lege diensten in het rooster aan te maken.
  • Roteren (optioneel): Kies "rooster" als een persoon alle regels van het rooster moet doorlopen, startend bij de toegewezen regel. Kies "op regel" als een persoon alleen de aan hem/haar toegewezen regel moet doorlopen. Deze optie is relevant bij roosters met meerdere regels.

Stap 2: Regels toevoegen

Na het aanmaken van het rooster ziet u de dagen van de week met daaronder een rij vakken met nummer 1. Dit is uw eerste regel, die één week vertegenwoordigt. U kunt meer regels toevoegen via de knop "Nieuw" onder deze regel. In ons voorbeeld gebruiken we twee regels.

Vul de regels met diensten door te dubbelklikken op een leeg vak en de diensttijden in te vullen. Bestaande diensten kunt u kopiëren door het zwarte vakje bij de dienst te verslepen, of via rechtsklik op de dienst (kopiëren/plakken, verwijderen, functie toevoegen, onderdeel toevoegen, etc.). Pas de tijden van een dienst aan door er dubbel op te klikken.


In dit voorbeeld creëren we een basisrooster waarin medewerkers van maandag tot en met vrijdag werken van 9:00 tot 17:00 uur, met om de week een vrije woensdagmiddag:

Stap 3: Personen toevoegen

Nu de regels zijn ingesteld, kunnen we personen aan het rooster toevoegen. Ga naar het tabblad "Personen" onderaan en klik op "Nieuw". Omdat we in ons voorbeeld de vrije woensdagmiddag willen afwisselen, wijzen we een deel van de personen toe aan regel 1 en de anderen aan regel 2. Hierdoor start de ene groep met een week zonder vrije woensdagmiddag, terwijl de andere groep juist met een vrije woensdagmiddag begint.

Stap 4: Goedkeuren

Het rooster is nu gereed: de regels met diensten zijn aangemaakt en de personen zijn toegevoegd. Om de diensten daadwerkelijk in de planning op te nemen, dient u het rooster goed te keuren met de knop "Status". Wilt u later wijzigingen aanbrengen, zet dan eerst de status terug naar "Geen".


Belangrijk

Status alleen op "Geen" zetten als u ontdekt dat er bijvoorbeeld een fout in het rooster zit. Bij een nieuw rooster kunt u beter een kopie van het rooster maken (versie2) en het aanpassen waar nodig. Het oude rooster dient beëindigd te worden waarna het nieuwe rooster in kan gaan. Dit nieuwe rooster moet dan de status "Goedgekeurd" krijgen en daarna moet de persoon eraan gekoppeld worden.

Optioneel: Uren controleren

Op de pagina "Roosters" kunt u het aantal roosteruren controleren ten opzichte van de contracturen door op de knop "Uren controleren" te klikken. Vervolgens verschijnen er vinkjes of uitroeptekens in de kolom "Uren". Vinkjes geven aan dat de roosteruren overeenkomen met de contracturen van de toegewezen personen, terwijl uitroeptekens een verschil aangeven. Om het precieze verschil te zien, opent u het rooster en bekijkt u de roosteruren versus de contracturen onderaan bij de toegewezen personen.

Meer hulp nodig?


Gerelateerde artikelen