Standen registratie

Owned by Fred Kramer
Last updated: jul. 23, 2024 by Tajinder Singh
4 min read


Introductie

Behalve een goede HRM administratie en overzichtelijke planning, is een belangrijke doel van de planning het bijhouden van allerlei standen, die rechten van medewerkers vertegenwoordigen, maar ook gebruikt kunnen worden om de bedrijfsprocessen met cijfers te onderbouwen. Tevens zijn standen als resultaat van de planning van belang voor een juiste verloning. In Mijnrooster worden op verschillende manieren standen geregistreerd, deels automatisch vanuit het planning proces, deels handmatig door middel van correcties door de planner. Ook kunnen stand correcties berekend worden in het verloningsproces, waarbij in het salaris rapport standen berekend worden en bijvoorbeeld toegevoegd aan compensatie.


Dit artikel behandeld de volgende onderwerpen:


Wat zijn standen

Standen in Mijnrooster vertegenwoordigen saldi, meestal in uren, die automatisch worden geregistreerd tijdens het plannen en actualiseren (tijdregistratie), of door deze toe te voegen als rechten (zoals bijvoorbeeld een vakantiesaldo) of te berekenen in rapportages. Standen worden geregistreerd op persoonsniveau, onderdeel en datum, zodat zo ook altijd vanuit meerdere perspectieven getoond kunnen worden. Bij elke selectie worden daarom ook altijd alleen de relevante standen getoond, die binnen de periode en selectie vallen. In Mijnrooster proberen we standen op zoveel mogelijk manieren te tonen, zodat deze de planner helpen in het plan en verloningsproces. Op een aantal systeem standen na, kunnen stand typen onbeperkt toegevoegd, gewijzigd en/of verwijderd worden door de gebruiker in beheer.


 


Automatisering

Het systeem kan automatisch saldi zoals vakantie, leeftijdsdagen en jubileumjaren berekenen, wat zorgt voor accurate en tijdige verwerking van deze belangrijke arbeidsvoorwaarden.


Standen onderverdeeld in groepen

Standentypen zijn opgedeeld in verschillende groepen:

  1. Standaard activiteiten: Dit zijn standen die de standaard activiteiten (werk) in uren aangeven, bijvoorbeeld "Actueel", welke alle actueel gewerkte uren toont. In de meeste gevallen zijn deze standen geassocieerd met gele planningsitems in de agenda.
  2. Afwijkende activiteiten: Dit zijn standen die ook de inzet van personen aangeven, maar die niet binnen de standaard activiteiten vallen. Een voorbeeld van een afwijkende activiteit is bijvoorbeeld "Training". Het kan wel als (betaalde) inzet gezien worden, maar niet meegeteld bij de standaard inzet.  Afwijkende activiteiten zijn altijd gerelateerd aan donker rode planningsitems in de agenda, die ook de vermelding hebben van de gekoppelde stand.
  3. Afwezigheden: Dit zijn alle standen die aangeven dat initieel geplande inzet, toch niet wordt uitgevoerd of dat bepaalde dagen niet beschikbaar zijn door de afwezigheid van de persoon. Een voorbeeld is natuurlijk "Vakantie". Ook deze standen zijn gekoppeld aan planning items met vermelding van de stand in de agenda, maar dan is de kleur blauw.
  4. Rekening courant: Dit zijn standen die zowel (extra) inzet kunnen aangeven of afwezigheid. Een voorbeeld van zo'n stand die zowel plus als min kan zijn is "Compensatie".

Stand typen

Stand typen zijn op een aantal systeem standen na, volledig te beheren door de gebruiker zelf via het beheer. Wanneer u voor het eerst aan de slag gaat, zijn er al veel standen beschikbaar, die vaak gebruikt worden. Hieronder een lijst met een aantal veel gebruikte stand typen die vanaf de start beschikbaar zijn.


Stand typeGroepBeschrijving
RoosterStandaard activiteitGeeft het aantal uur aan welke via basisroosters zijn ingepland. Als de basis roosters exact gelijk zijn aan de minimale uren uit de arbeidsverhouding zullen alle afwijkingen van de roosteruren ook de exacte min- of meer uren aangeven die een persoon heeft gemaakt op een bepaalde dag of periode.
BrutoStandaard activiteitHet totaal aan ingeplande uren, die ook betaald worden. Deze uren zijn dus inclusief (extra) gewerkte uren (actueel) en betaalde afwezigheid (Ziek of vakantie). Dit zijn wel altijd 100% uren. Toeslagen worden achteraf berekend in het salarisrapport. Bruto uren vormen vrijwel altijd de basis voor het vaststellen of een medewerker voldoende uren heeft gemaakt ten opzichte van zijn contract of voor het uitbetalen van flexwerkers met 0-uren contract, waarbij de actueel gewerkte uren worden uitbetaald.
ActueelStandaard activiteitAlle netto uren inzet binnen de standaard activiteiten van een persoon.
VakantieAfwezigheidAlle geplande uren die niet zijn uitgevoerd, omdat de persoon afwezig was in verband met vakantie.
ZiekAfwezigheidAlle geplande uren die niet zijn uitgevoerd, omdat de persoon afwezig was in verband met ziekte.
CompensatieRekening courantAlle uren die niet zijn uitgevoerd omdat de persoon afwezig was in verband met compensatie. Deze compensatie uren kunnen ook verdiend worden door meer te werken dan de standaard arbeidsverhouding uren, die in eerste instantie niet worden uitbetaald (tijd voor tijd).

Standen aanpassen

Probeer zoveel mogelijk van te voren de juiste standen die je nodig hebt vast te stellen en in beheer in te regelen. Het wijzigen achteraf kan best lastig zijn als de standen reeds zijn gebruikt voor onjuiste doeleinden. Stel gerust vragen hierover via de helpdesk.


Urenregistratie tijdens plannen

Zodra je gaat plannen (roosters toevoegen, mutaties invoeren, tijdregistratie verwerken), worden er automatisch allerlei standen berekend en geboekt. Deze standen kunnen gebruikt worden ter controle van de planning (procesdata), het vaststellen van de juiste rechten en plichten van de geplande personen, voor verloning en management rapportage.

In stappen worden de standen berekend en geboekt. Hieronder wordt dit schematisch getoond.




Standcorrecties

U kunt handmatig correcties aanbrengen op de stand van een persoon, bijvoorbeeld om vakantie-uren toe te voegen. Ga hiervoor naar het tabblad "Personen", selecteer "Stand" en klik op "Nieuw". Kies vervolgens de stand die u wilt corrigeren en pas de waarde aan.


Meer hulp nodig?


Gerelateerde artikelen