Basis inregeling (fase 1)

Standaard gegevens in beheer

Personeel heeft voor u al heel veel standaard basis gegevens ingevoerd. Toch is het handig deze te controleren of ze bruikbaar zijn voor u. Later is het vaak veel meer werk om deze standaard gegevens te wijzigen bij onderdelen en medewerkers. Niet alle beheer items zijn voor de basis inregeling direct van belang. Het "beheer" vindt u rechtsboven in het zwarte menu. Na aanklikken vindt u alle beheer opties in het menu overzicht aan de linker kant van het scherm.

De volgende beheer opties zijn met name bij de start van de inregeling van belang:

1. Labels
   Labels worden gebruikt om bedrijfsonderdelen die in de structuur worden opgenomen (stap 2) te categoriseren. Een onderdeel kan één primair en meerdere niet primaire labels hebben. Door te labelen, kunt u daar waar dat relevant is op basis van labels selecties maken, die niet per se de organisatie structuur volgen. Als u bijvoorbeeld 3 afdelingen hebt op verschillende locaties, kunt deze een gemeenschappelijk label geven, zodat u in één keer de planning van de 3 afdelingen kunt opvragen, ongeacht waar deze afdelingen zich in de structuur bevinden.
2. Functietypen:  
   Dit zijn de standaard benamingen voor functies die binnen de organisatie gebruikt worden.
3. Arbeidsverhouding typen:
   Arbeidsverhouding typen zijn de benaming voor de contractuele relatie tussen de organisatie en de ingevoerde personen. In deze typen worden o.a. min/max uren vastgelegd en of een arbeidsverhouding bepaald of onbepaald is.
4. Persoonskenmerken:
   Bij het toevoegen van personen (stap 4) kunt u allerlei gegevens invoeren die van belang kunnen zijn in het HR/Planning proces. Persoonskenmerken kunnen allerlei gegevens bevatten die o.a. bij rapportages vaak terugkomen, zoals bijv. burger servicenummer. Het hoeven niet per se nummers te zijn, ook tekstuele kenmerken zoals bijvoorbeeld "Reiskosten > Ja / Nee" kunnen ingevoerd worden. Dit soort gegevens kunnen vaak bij verloning gebruikt worden om al dan niet bepaalde berekeningen te doen.
5. Bedrijfsmiddelen typen:
   Personen kunnen bedrijfsmiddelen verstrekt krijgen, zoals bijvoorbeeld "telefoons" of "sleutels". Om deze verschillende verstrekkingen te registreren kunnen bedrijfsmiddelen toegevoegd worden bij personen.
   
   

Organisatie structuur inrichten

Alle gegevens in Personeel (Bijvoorbeeld personen, maar ook diensten en uren) worden altijd op een bedrijfsonderdeel weggeschreven. Deze onderdelen definiëren we als een boomstructuur in "Organisatie structuur'. De functie "structuur" vinden we in het linker menu onder de sectie "Organisatie". Bij het aanmaken van Personeel is het hoofdonderdeel meestal al aangemaakt en deze wordt als een blokje getoond met daarin de naam van de organisatie. Door op het blokje te klikken opent het detail informatiescherm aan de onderkant, waar we alle gegevens van het onderdeel kunnen beheren, zoals bijvoorbeeld het adres. Geen van deze gegevens is strikt noodzakelijk voor de planning, maar kunnen zeker van pas komen. Meestal voegen we deze detailgegevens pas later toe als ze van toepassing blijken in het proces.

Het opbouwen van de structuur gaat simpel door een onderdeel aan te klikken en via "Nieuw" in menu boven het scherm een nieuw onderdeel aan te maken. Het nieuwe onderdeel wordt vervolgens onder het geselecteerde onderdeel aangemaakt. Op deze wijze kunt u onbeperkt onderdelen en lagen toevoegen.

Bij het ontwerpen van de structuur zijn 3 aandachtspunten van belang:

1. Volg in eerste instantie de huidige structuur van de organisatie, zodat ook gerapporteerd en aangesloten kan worden op bijvoorbeeld de financiële administratie gebeurd. Daarbij gaat het vaak om clusters, regio's, etc.
2. Bepaal hoe u uw data georganiseerd wilt hebben, dit wordt in Personeel volledig door de structuur bepaald. Als u bijvoorbeeld alle uitzendkrachten in een overzicht wilt hebben, kan het handig zijn deze onder te brengen in een apart onderdeel "Uitzendkrachten".
3. Bedenk op welke onderdelen u uiteindelijk wilt plannen. Daarbij houden we weer rekening met hoe we uiteindelijk willen rapporteren of de planning willen publiceren, maar ook met het kunnen maken van specifieke selecties, die in één keer een volledig beeld geven van een bepaald planning vraagstuk. Voorbeelden van organisatie onderdelen waarop gepland wordt zijn: "Afdelingen", "Activiteiten of zelfs "Klanten".
   
   

Alle personen in Personeel krijgen een functie, maar we gebruiken functies ook in de planning om bijvoorbeeld selecties te kunnen maken. Functies geven in grote lijnen aan wat een persoon kan. Het definiëren van functies gebeurd via "Functies" in het linker menu onder de sectie "Organisatie". Functies worden gekoppeld aan onderdelen. Hoe hoger in de structuur de functies worden aangemaakt, hoe breder ze toegekend worden aan personen. Vrijwel altijd definiëren we functies op het hoofdonderdeel, zodat ze op alle afdelingen beschikbaar zijn. Nieuwe functies zijn eenvoudig aan te maken via "Nieuw" in het hoofdmenu, waarbij we het onderdeel aangeven, de startdatum waarop de functie geldig is en het functietype zoals deze in stap 1 in beheer reeds zijn aangemaakt.

Personen toevoegen

Personen in Personeel kunnen eigen medewerkers zijn, maar ook ingehuurde krachten of andere personen die gepland moeten worden of die moeten kunnen inloggen in Personeel. Inloggegevens zijn gekoppeld aan de ingevoerde personen.

Personeel biedt een complete HRM administratie, maar niet alle informatie die bij personen beheerd kan worden is direct relevant. Voer altijd alleen informatie in, die in het proces ook gebruikt wordt. Alle personen kunnen via de functie "Personen" in het linker menu onder "Organisatie" opgeroepen worden. Als een naam in de lijst geselecteerd wordt, zal de volledige persoonsinformatie getoond worden in het detailscherm onder de lijst. De persoonsinformatie is opgedeeld in categorieën als tabbladen. De informatie wordt getoond door een specifiek tabblad aan te klikken.

Een nieuwe medewerker toevoegen kan eenvoudig door te kiezen voor "Nieuw" in het hoofdmenu boven de personenlijst. In 4 stappen wordt voor de planning noodzakelijk persoonsinformatie toegevoegd. Alle velden met een * zijn verplicht, de overige zijn optioneel. Maak alle stappen altijd af, ook al ontbreekt bepaalde info, zoals onderdelen of functies. Deze kunnen later gewijzigd worden.

1. Naam en inloggegevens
2. Arbeidsverhouding (type en start van de arbeidsverhouding)
3. Onderdeel (waar hoort iemand (budgettair) thuis)
4. Functie (wat kan een persoon)

Na het doorlopen van deze 4 stappen zal de medewerker in het overzicht verschijnen. De ingevoerde informatie kan via de tabbladen gewijzigd worden. Voor grote aantallen medewerkers hebben we de mogelijkheid om gegevens te importeren. Daarvoor is het nodig om de stappen 1) en 2) wel afgerond te hebben. Neem contact op met support om de Excel import template te ontvangen.